Liewen a Léieren asbl attache une grande importance au respect de votre vie privée et protège vos données personnelles en appliquant le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), ainsi que la législation luxembourgeoise applicable.

Liewen a Léieren asbl s'engage à protéger les données à caractère personnel de toutes les personnes avec qui elle est en relation, avec le plus grand soin possible, et à ne les traiter que de manière équitable, licite et transparente.

Cette politique de protection des données contient des informations essentielles sur la manière dont Liewen a Léieren asbl, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles, définit à quelles fins elle le fait, et explique vos droits en tant que personne concernée.

La présente politique s'applique dès lors que vous avez recours à nos services, nos prestations, nos activités, nos publications, nos évènements, en tant que membre, administrateur, bénévole, salarié, stagiaire, partenaire, financeur, donateur, visiteur du site, participant à une permanence, un atelier, une conférence ou une consultation citoyenne, ou toute personne sollicitant l'accompagnement de l'association (liste non exhaustive).

Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre comment nous collectons, utilisons et traitons vos données personnelles.

Nom et données de contact du responsable du traitement

Par courrier à l'adresse postale :

Liewen a Léieren asbl

Responsable du traitement

11, rue de la Résistance

L-3340 Huncherange

Par courriel à l'adresse suivante : info.liewenaleieren@gmail.com

Délégué à la protection des données (DPD)

À ce jour, au regard de la taille de l'association, de son organisation et des traitements effectivement réalisés, Liewen a Léieren asbl considère, après analyse, qu'elle n'est pas tenue de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD) au sens du RGPD. Cette appréciation est réévaluée si la nature, l'ampleur ou la sensibilité des traitements évoluent. Les questions relatives au traitement des données personnelles sont centralisées et traitées par le Conseil d'administration de l'association.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel par Liewen a Léieren asbl, vous pouvez contacter :

Par courrier à l'adresse postale :

Liewen a Léieren asbl

À l'attention du Conseil d'administration

11, rue de la Résistance, L-3340 Huncherange

Par courriel à l'adresse suivante : info.liewenaleieren@gmail.com

Finalités, base de légitimité du traitement et catégories de données traitées

Nous recueillons des informations vous concernant auprès de nombreuses sources, y compris directement auprès de vous, à partir des formulaires et de toute documentation associée que vous remplissez lorsque vous devenez membre, administrateur, bénévole, salarié, stagiaire, partenaire, donateur, etc., lorsque vous sollicitez un accompagnement, participez à une activité, ou lorsque vous nous fournissez des informations par correspondance et à travers nos échanges.

Nous collectons également, dans certains cas, des informations vous concernant que nous obtenons auprès de tiers (par exemple des sources accessibles au public, ou des institutions et partenaires avec lesquels nous coopérons dans le cadre de votre accompagnement, avec votre accord).

Lorsque nous collectons vos données personnelles, nous vous indiquerons si la fourniture est sur base volontaire, auquel cas il n'y aura aucune conséquence pour vous si vous ne souhaitez pas nous les fournir. Certaines données personnelles sont toutefois nécessaires pour remplir nos missions en tant qu'association. Si vous ne souhaitez pas nous fournir ces informations, nous pouvons décider, par exemple, de ne pas vous accepter en tant que membre, salarié, bénévole, ou de ne pas pouvoir donner suite à votre demande d'accompagnement.

L'association traite notamment les données suivantes :

• Pour la gestion administrative des membres effectifs et adhérents (sur base d'un contrat / de l'exécution des statuts) : nom, prénom, adresse postale, adresse mail, téléphone, date d'adhésion ;

• Pour la gestion administrative des administrateurs, conformément aux obligations légales et statutaires (sur base d'une obligation légale et de l'exécution des statuts) : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, fonction, date de nomination et de fin de mandat ;

• Pour la gestion administrative des bénévoles (sur base de l'intérêt légitime de l'association de pouvoir vous contacter et correspondre avec vous) : nom, prénom, adresse postale, adresse mail, téléphone ;

• Pour la gestion des salariés et des stagiaires, le cas échéant (sur base d'un contrat) : nom, prénom, CV, adresse postale, adresse mail, numéro d'identification national, date de naissance, classe d'impôt, compte bancaire, salaire, certificats de maladie ;

• Pour l'accompagnement des personnes et familles dans le cadre de nos missions (permanences, orientation, consultations citoyennes) : nom, prénom, coordonnées, situation familiale, éléments relatifs au parcours administratif, scolaire ou social évoqués par la personne. Selon la finalité concernée, le traitement repose notamment sur le consentement de la personne concernée et/ou sur l'intérêt légitime de l'association à assurer ses missions d'information, d'orientation et d'accompagnement, sous réserve des droits et libertés de la personne concernée. Lorsque des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD sont traitées, une condition spécifique prévue par cet article doit en outre être applicable (voir ci-dessous) ;

• Pour la gestion des fournisseurs et partenaires (sur base d'un contrat ou de l'intérêt légitime de l'association) : nom et prénom de la personne de contact, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone ;

• Pour la gestion administrative des dons (sur base de l'intérêt légitime de l'association de pouvoir vous contacter pour vous remercier et gérer la liste de ses donateurs) : nom, prénom, numéro de compte bancaire, adresse postale, adresse mail ;

• Pour l'envoi de newsletters et de communications électroniques non strictement nécessaires sur les activités de l'association : nom, prénom, adresse mail. Ce traitement repose en principe sur votre consentement lorsque celui-ci est requis. Lorsque la réglementation permet de s'appuyer sur une autre base juridique, celle-ci est appréciée au cas par cas et de manière documentée ;

• Pour la gestion du site internet via le formulaire de contact (sur base de l'intérêt légitime de l'association de se faire connaître et de pouvoir être contactée) : nom, prénom, adresse mail ;

• Pour la gestion des listes de contact autres que les membres, telles que les partenaires institutionnels et associatifs (sur base de l'intérêt légitime de l'association) : nom, prénom, organisme, adresse mail.

Lorsque nous traitons des données concernant un mineur dans le cadre d'un accompagnement, d'une activité ou d'un témoignage, nous veillons à disposer d'une base juridique appropriée et à appliquer des garanties renforcées tenant compte de l'âge, de la maturité et de l'intérêt de l'enfant. Lorsque le traitement repose sur le consentement et que le consentement du titulaire de la responsabilité parentale est requis par la réglementation applicable, celui-ci est recueilli. Lorsque l'âge et le degré de maturité de l'enfant le permettent, une information claire et adaptée lui est également fournie et son point de vue est pris en considération.

Dans le cadre de sa mission d'accompagnement, d'observation citoyenne et de recueil de témoignages, l'association peut être amenée à traiter des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, notamment des données relatives à la santé, au handicap, à l'origine ou, selon les situations, d'autres informations bénéficiant d'une protection renforcée. Le fait qu'une personne communique elle-même ces informations ne suffit pas, à lui seul, à autoriser leur traitement : une condition prévue à l'article 9, paragraphe 2, du RGPD doit être applicable.

Dans ces cas, le traitement est limité à ce qui est nécessaire pour la finalité concernée et assorti de garanties appropriées de confidentialité et de sécurité. Lorsque le traitement repose sur le consentement explicite de la personne concernée, celui-ci est recueilli de manière spécifique, libre, éclairée et démontrable. Si une autre exception de l'article 9, paragraphe 2, du RGPD est applicable, elle est identifiée et documentée. Les données ne sont pas communiquées en dehors de l'association sans base juridique appropriée et, lorsque des constats ou analyses sont rendus publics, ils le sont sous une forme anonymisée ne permettant plus d'identifier les personnes concernées, conformément à l'article 5 bis des statuts de l'association.

Lorsque le consentement explicite constitue la base retenue pour le traitement de ces données, la personne concernée peut le retirer à tout moment. Ce retrait n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement.

Outre les données volontairement fournies via le formulaire de contact, l'utilisation du site peut générer certaines données techniques strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la prévention des abus (par exemple des journaux techniques ou, selon la configuration de l'hébergeur, une adresse IP). Lorsque des outils statistiques, cookies ou technologies similaires non strictement nécessaires sont utilisés, ils font l'objet d'une information spécifique et, lorsque la réglementation l'exige, d'un consentement préalable. Les statistiques internes sont, dans la mesure du possible, établies sous une forme agrégée ne permettant pas d'identifier directement les visiteurs.

Catégories de destinataires des données traitées

Nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à des tiers uniquement pour l'exécution de missions précises, telles que :

• Dans le cadre de la gestion administrative des membres et de la gouvernance de l'association, les données sont accessibles aux membres du Conseil d'administration ;

• Dans le cadre d'un accompagnement individuel et avec votre accord, vos données peuvent être transmises aux institutions, administrations ou partenaires compétents afin de faciliter vos démarches ;

• Les données personnelles des salariés, le cas échéant, sont transférées à une fiduciaire pour l'établissement des fiches de salaire et aux organismes sociaux compétents (dont la CNS) afin de satisfaire une obligation légale.

En dehors de ces cas, nous ne transférons pas vos données personnelles à des tiers, sauf sur votre demande expresse ou avec votre consentement.

Liewen a Léieren asbl privilégie, dans la mesure du possible, des prestataires traitant les données au sein de l'Espace économique européen. Si un transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen devait intervenir, il ne serait effectué que dans le respect du chapitre V du RGPD et sur la base d'un mécanisme de transfert approprié (par exemple une décision d'adéquation ou des garanties appropriées). Les personnes concernées sont informées lorsque de tels transferts sont pertinents pour le traitement qui les concerne.

Durée de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis pendant les délais supplémentaires imposés ou autorisés par la législation applicable. Les critères de conservation varient selon la catégorie de données : les données liées à une adhésion sont conservées pendant la relation associative puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales ou statutaires ; les données comptables et justificatives sont conservées pendant les délais légaux applicables ; les données relatives aux salariés et stagiaires sont conservées selon les obligations en matière sociale, fiscale et de droit du travail ; les données de contact et demandes d'accompagnement sont conservées le temps nécessaire au traitement et au suivi de la demande ; les données utilisées pour l'envoi de newsletters sont conservées jusqu'au retrait du consentement ou jusqu'à ce qu'elles ne soient plus nécessaires. Les durées ou critères détaillés sont documentés dans le registre interne des activités de traitement de l'association.

Les témoignages et informations recueillis dans le cadre de nos missions d'observation citoyenne ne sont conservés sous une forme permettant d'identifier une personne que pendant la durée nécessaire à leur analyse et à leur traitement. Lorsque cela est possible et pertinent, ils sont pseudonymisés afin de réduire les risques. La pseudonymisation ne fait toutefois pas perdre à ces informations leur caractère de données personnelles. Lorsqu'ils sont archivés à des fins de mémoire collective conformément à l'article 5 bis des statuts, ils sont anonymisés de manière irréversible dès que l'identification des personnes n'est plus nécessaire.

Vos données personnelles pourront toutefois être conservées plus longtemps en cas de litige ou d'exigence légale ou réglementaire.

Vous pouvez exercer vos droits relatifs à la conservation de vos données dans les conditions prévues par le RGPD, notamment demander leur effacement lorsque les conditions légales sont réunies, en nous contactant à l'adresse indiquée ci-dessus.

Newsletter

Lorsque l'envoi de la newsletter repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, notamment en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas de nos emails ou en nous contactant directement. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des envois effectués avant ce retrait.

Vos droits en tant que personne concernée

Droit d'accès

Vous avez le droit de nous interroger sur les données personnelles dont nous disposons à votre sujet. Sur demande, nous pouvons vous en fournir une copie gratuitement. Nous nous réservons le droit de masquer certaines informations pour respecter les droits des tiers.

Droit de rectification

Vous avez le droit de faire rectifier vos données à caractère personnel si vous constatez qu'elles sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l'effacement

Vous avez le droit de demander, dans certaines circonstances, l'effacement de vos données à caractère personnel.

Droit de limitation

Vous avez le droit de demander, dans certaines circonstances, que l'accès à vos données à caractère personnel soit limité.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de demander d'arrêter de traiter vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière. Liewen a Léieren asbl pourra refuser l'exercice de ce droit s'il existe des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Pour faire valoir vos droits, vous pouvez envoyer un email ou un courrier postal à l'adresse indiquée ci-dessus.

Droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données effectué par nous constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), directement via le site www.cnpd.lu.

Sécurité et confidentialité de vos données personnelles

Liewen a Léieren asbl prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers, et tout autre traitement non autorisé de ces données. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d'accès, la sensibilisation des membres, bénévoles et administrateurs, ainsi que des engagements de confidentialité, conformément à l'article 24 des statuts de l'association relatif à la confidentialité.

L'association tient à jour une documentation interne de ses activités de traitement, notamment un registre des traitements lorsque celui-ci est requis. Elle réévalue également, en fonction de l'évolution de l'Observatoire, du volume des données, de leur sensibilité et des technologies utilisées, la nécessité de réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD/DPIA) avant la mise en œuvre d'un traitement susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées.

Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons modifier ou mettre à jour le présent document de temps à autre, afin de refléter les changements apportés à nos pratiques en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel ou les changements apportés aux lois applicables. Nous le ferons en affichant la version mise à jour sur le site internet de Liewen a Léieren asbl. Les changements importants seront signalés. Nous vous encourageons à lire périodiquement cette politique.

Dernière mise à jour le : 21/09/2026